Задачи:

• Разработка концепции выставки.
• Разработка дизайн – проекта выставочной экспозиции.
• Планирование, зонирование, застройка, оформление площадки.
• Изготовление стенда 65 кв. м для оформления выставочной экспозиции
• Отбор, комплектация и логистика книжного фонда выставки.
• Разработка деловой программы выставки.
• Подготовка и проведение культурной программы.
• Разработка и утверждение программы активностей в литературном кафе.
• Организация кейтеринга.
• Администрирование выставочной экспозиции: экскурсии по выставке, курирование работы волонтеров.
• Подготовка каталога с контактной информацией участников выставки для участников форума.

Решение:

Учитывая масштаб и проходимость форума, выставку решено было провести в формате литературного кафе с удобным зонированием площадки выставки:

• Место для экспозиции спортивной литературы, прессы, мультимедиа продуктов.
• Пространство для проведения деловой программы: презентаций книг, мероприятий издательств, творческих встреч авторов книг с читателями, мастер-классов от журналистов, писателей, торжественных церемоний. Оборудовано плазмой, ноутбуками, звуковой аппаратурой.
• Литературное кафе, оборудованное рабочей зоной, wi-fi, ноутбуком с электронной версией каталога «Спортивной литературы, прессы, мультимедиа» и доступом в библиотеку электронных книг;
• Зона отдыха для просмотра фильмов на спортивную тематику, неформального общения с авторами книг или представителями издательств в формате чаепития. Оборудована диванами, стульями, столиками, барной стойкой. 

Экспозицию украсили лучшие издания ведущих издательств страны. В обмен на книги, пособия, журналы бартером издательствам были предоставлены бесплатные рекламные возможности позиционирования на выставке.

Для привлечения внимания участников форума к выставке и повышения их активности были придуманы надписи для оформления стеллажей с книгами и журнальных столов: «Оставь визитку — получи книгу!», «Полистай меня», «Почитай меня», «Магия побед», «Секреты чемпионов», «Футбол», «Спорт и наука».

Идея синергии спорта и искусства нашла воплощение в мероприятиях, связанных с живописью. На протяжении всех трех дней форума работала выставка детских рисунков «Я люблю спорт», в которой приняли участие более 50 учащихся школ искусств и студий изобразительного искусства города Ульяновска.

Результат:

На выставке было представлено  50 экспонатов, 2353 экспоната специализированной литературы и мультимедиа:

• Периодические издания – 1 593 экз.;
• Литературно-художественные и художественно-публицистические издания – 219 экз.;
• Документальная проза – 64 экз.;
• Учебные издания — 288 экз.;
• Научные и научно-популярные издания – 119 экз.;
• Издания по спортивной медицине – 24 экз.;
• Мультимедиа продукты – 46 экз.

Выставка высоко оценена органами федеральной и региональной власти, ее охарактеризовали как витрину высших достижений отечественной спортивной индустрии. Каждый участник форума посетил выставку. 

Участники выставки: иностранные и российские периодические спортивные издания; издательские дома; специализированные издания спортивных учебных заведений; издательства мультимедиа-продуктов.

Посетители выставки: члены правительства РФ; депутаты Государственной Думы; представители Международного Олимпийского Комитета и национальных  Олимпийских Комитетов разных стран; руководители национальных и зарубежных федераций спорта; известные спортсмены; главы министерств, комитетов, департаментов, управлений спорта  регионов России; управляющие спортивных клубов, школ, ассоциаций России; директора лидирующих российских компаний; представители коммерческих организаций – производители спортивных товаров и услуг; СМИ.

В рамках деловой программы выставки было подписано соглашение о сотрудничестве между Федерацией дзюдо России и ГК «Просвещение» о создании образовательной программы для школьников России.

По итогам викторины «Спортивные события 2018 года», которую провел теле- и радиожурналист Максим Демков, было разыграно 55 призов – спортивных книг и фильмов. Книги для розыгрыша предоставили издательства-партнеры выставки.

Совместно с «Почтой России» была проведена церемония гашения почтовой марки с символикой мероприятия. Участники мероприятия смогли отправить фирменную открытку в любую точку России.

Изготовлено подарочное издание: фотоальбом по мотивам выставки ульяновских школьников             «Я люблю спорт».

Часть фонда выставки участники Форума получили в подарок – книги, которые представители спортивной отрасли будут использовать в своей дальнейшей работе. 95% книг была безвозмездно передана Ульяновской региональной федерации спорта для лиц с поражением опорно-двигательного аппарата.